Planificación, adiestramiento y orden como factores estratégicos en la ejecución de un evento seguro

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La coreografía de la protección es un concepto desarrollado por nuestra gerencia de seguridad y riesgo en los programas de adiestramiento a equipos de protección personal, que al igual que en la danza, refiere al arte o técnica de componer y dirigir un conjunto de pasos y movimientos de manera coordinada y simultánea, garantizando una ejecución engranada y limpia.

Al igual que en los esquemas de protección personal, cada fase de un evento ha de moverse como si se tratara de una coreografía, en conjunto como un sistema que involucra muchas situaciones simultáneas, un sinfín de detalles que demandan la atención y el foco de todos los factores que lo componen, aunque con funciones distintas, abocados a un objetivo común asociado a la fluidez de su propia logística, mitigando la mayor cantidad de potenciales riesgos y no dejando cabos sueltos. De allí, la importancia que todos conozcan el todo, desde su esfera de responsabilidad.

Un evento seguro requiere de una fase de producción o planificación en la que se contemplan todos los elementos relativos al cliente, tipo de evento, situación geográfica y características de la localidad y su entorno, y bajo esa premisa se diagnostican los riesgos y se concreta el equipo de trabajo. Esto permite hacer un levantamiento técnico que concluye con la memoria descriptiva del evento.

Las características de ese evento son las que permitirán definir y ecualizar la plantilla o staff multidisciplinario y adecuado para gestionar un evento de primera. El adiestramiento del equipo en las funciones y roles que deberá cumplir es medular y forma parte del proceso primario de planificación. Es allí donde se conjuga la experticia por área de responsabilidad con la logística  integral a implementarse.

Ya en la fase de montaje y ejecución, el instructivo o carta de comando es la bitácora del evento que consiste en la lista de chequeo que contemplará las distintas acciones a ser ejecutadas por los distintos grupos involucrados y en los distintos momentos o tiempos del transcurrir de ese evento. Esto permite la verificación en campo de cada proceso, apoyados en la metodología LEAN, modelo de gestión enfocado a la creación de flujo para poder entregar el máximo valor a los clientes, utilizando para ello los mínimos recursos necesarios, y así lograr una ejecución limpia, ordenada y sin desperdicios, que garantice la satisfacción del cliente y la cooperación de asistentes y proveedores. Si bien esta fase culmina con el desmontaje, no es hasta que el cliente está a resguardo, que el equipo de protección y logística da por culminado el servicio.

El pos evento refiere a la etapa de cierre, donde se recogen todos los acontecimientos o novedades, un espacio que permite recopilar los elementos relevantes durante la ejecución del plan, permitiendo reflexionar sobre posibles fallas, potenciar las buenas acciones y reforzar conceptos. Se trata de un ciclo estratégico del evento, ya que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos trazados y la eficiencia en la prestación de los mismos. A través del ROI (Return on Investment), se evalúan resultados para conocer si se alcanzaron los objetivos mínimos o se superaron expectativas del cliente y de la propia organización de seguridad y sus componentes, así como el rendimiento producido.

Esa evaluación de resultados en el pos evento permite tomar acciones en el momento, fundamentales para el adiestramiento del equipo, contribuyen a mejorar y alimentar procesos que se traduzcan en mejores prácticas. La documentación en esta instancia se lleva a cabo a través de informes detallados, unos para uso interno y otros para el cliente.


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